Tim Arsiparis KBRI DenHaag

maping

Jabfung

JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS

BIRO KEPEGAWAIAN KEMLU DESEMBER 2006

n      Arsiparis adalah PNS yang diberi tugas, tanggungjawab, wewenang oleh pejabat yang berwenang untukmelakukan kegiatan kearsipan pada instansi pemerintah.

n      Kegiatan kearsipan adalah proses kegiatan yang berkesinambungan dalam pengelolaan arsip melalui berbagai bentuk media rekam dimulai dari proses penciptaan, pengolahan informasi dan penggunaan, pengaturan, penyimpanan, pelayanan, publikasi, pemeliharaan dan penyusutan sampai dengan proses pelestariannyadan kegiatan pembinaannya.

Landasan Hukum

n      Pengakuan Arsiparis sebagai jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud dalam Keputusan Menpan Nomor 36/1990 tanggal 12 Mei 1990.

n      Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya

TUJUAN DIPERLUKANNYA JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS

n      1. Peningkatan Produktivitas Kerja PNS

n      2. Peningkatan Produktivitas Unit kerja

n      3. Peningkatan Karier PNS

n      4. Peningkatan Profesionalisme PNS

Manfaat Pengembangan Jabatan Fungsional ARSIPARIS

n      Kedudukan dalam organisasi jelas

n      Tugas terstruktur dan berjenjang

n      Kemandirian dalam tugas diakui

n      Pengembangan sistem kompensasi

n      Pembentukan nilai melalui etika profesi

n      Manajemen Kearsipan Organisasi Menjadi Sederhana (flat) dengan mengedepankan peran jabatan fungsional

KOMPETENSI PROFESIONALISME ARSIPARIS

n      pemahaman terhadap konteks organik pada struktur administrasi dan pertanggungjawaban nasional kepada generasi mendatang;

n      pengkajian suatu sistem administrasi dan merumuskan suatu sistem pengaturan informasi pada arsip untuk menjamin efisiensi administrasi dan menjamin pengaman, penyelamatan pewarisan budaya nasional secara tepat informasi, tepat sasaran dan tepat waktu;

n      memiliki ketrampilan mengatur endapan informasi dan wawasn keilmuan yang memungkinkannya untuk memberikan penilaian terhadap budaya yang perlu dilestarikan.

TUGAS POKOK ARSIPARIS

1. Mengembangkan sistem kearsipan yang tepat sesuai dengan corak,warna, bentuk dan sistem administrasi yang dikembangkan pada suatu instansi;
2. Mengolah informasi secara profesional untuk menetapkan klasifikasi informasi untuk menjamin pertanggung jawaban nasional secara efisien;
3. Merancang suatu sistem layanan/penggunaan arsip untuk berbagai kepentingan secara aman, tepat sasaran, tepat guna dan tepat waktu
4. Melakukan pembinaan pelaksanaan tertib kearsipan pada suatu struktur organiasi instansi;
5. Merancang publikasi arsip untuk mendukung kegiatan keilmuan,praktisi dan masyarakat umum;
6. Melaksanakan kegiatan kerarsipan;
7. Mengembangkan wawasan keilmuan untuk peningkatan jenjang profesionalsime.

PERANAN ARSIPARIS DALAM STRATEGI MANAJEMEN SDM KEMLU. 

Memberikan Dukungan Kepada Pelaksanaan Program Benah Diri KEMLU

•         Restrukturisasi KEMLU

•         Restrukturisasi Perwakilan RI

•         Pembenahan Profesi Diplomat

MENDUKUNG PELAKSANAAN BUDAYA KERJA KEMLU 

3 TERTIB – 1 AMAN

          a.  Tertib Waktu

          b.  Tertib Administrasi

          c.  Tertib Fisik

          d.  Aman : personil, informasi, gedung

  #  Gerakan Anti Korupsi

Arsiparis Kemlu

" Dunia tanpa arsip akan menjadi dunia tanpa ingatan, tanpa kebudayaan, tanpa hak-hak yang syah, tanpa pengertian akan akar sejarah dan ilmu serta tanpa identitas kolektif ”

                                          MISI
1.Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan
2. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi
3. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah.
4. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia
5.Memberikan akses arsip kepada publik untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan rakyat sesuai peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa.
Arsip merupakan memori kolektif bangsa, karena melalui arsip dapat tergambar perjalanan sejarah bangsa dari masa ke masa, dan juga sebagai identitas sebuah bangsa. Kesadaran  akademis yang dilandasi oleh beban moral untuk menyelamatkan arsip sebagai bukti pertanggung jawaban nasional  dan dapat menghindari hilangnya informasi sejarah perjalanan sebuah bangsa serta harkat dan martabat sebagai bangsa yang berbudaya.

Tim Pembenahan Kbri Budapest

Arsiparis Kementerian Luar Negeri

Dalam rangka benah diri Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia pada tahun 2006 telah menciptakan tenaga fungsional arsiparis yang terdiri dari 14 arsiparis ahli dan 20 arsiparis terampil yang bergerak pada bidang kearsipan untuk mengindentifikasi dan penataan arsip Kementerian Luar Negeri R.I maka dibuatlah Nota Kesepahaman antara Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia dengan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: 0339/OT/IV/2007/17/02 dan Nomor : PK.02.01/02/2006 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Departemen Luar Negeri Republik Indonesia.
Sseluruh tim arsiparis Kemlu RI berkerja sama dengan tim arsiparis ANRI melakukan pembenahan dan penataan arsip yang dimulai dari tahun 1945 s/d tahun 2003 dan dapat diselesaikan selama 8 bulan. Dari hasil pembenahan ini banyak perwakilan ri di luar negeri yang meminta tenaga arsiparis untuk penataan dan pembenahan arsip yang mana sudah beberapa perwakilan ri sebagian besar arsipnya sudah dibenahi dan didata yang selanjutnya akan diadakan penyusutan/pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna lagi. Dan kedepan Kementerian Luar Negeri RI juga akan melaksanakan alih media dari arsip konvensional ke arsip digital yang mana sudah beberapa satker Kemlu RI sudah memulai dengan pengarsipan digital dan membuat agenda elektronik yang berbasis website.
 
PENGANUGERAHAN ARSIPARIS TELADAN TINGKAT NASIONAL DAN PEMBERIAN PENGHARGAAN KEARSIPAN TAHUN 2009

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) kembali mengadakan rangkaian acara penganugerahan Arsiparis Teladan dan Pemberian Penghargaan Kearsipan Tahun 2009 kepada Unit dan Lembaga Kearsipan yang dilaksanakan mulai tanggal 13 - 18 Agustus 2009.

Rangkaian acara Penganugerahan Arsiparis Teladan tersebut mulai dari pengarahan dewan juri, tes tertulis, praktek kearsipan dalam rangka penilaian, mengikuti rapat koordinasi dan sosialisasi pedoman akreditasi dan sertifikasi kearsipan, hingga acara puncak pemberian penghargaan di Hotel Batavia, Jakarta.

Sebagai bentuk penghargaan bagi Arsiparis Teladan, para peserta juga mendapat kesempatan berbagai acara kenegaraan seperti mengikuti sidang paripurna di gedung Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia, Makan siang bersama ketua DPR Agung Laksono, mengikuti upacara pengibaran bendera Merah Putih di istana negara dalam rangka Hari Kemerdekaan Republik Indonesia yang ke-64 hingga pada acara silaturahmi dengan Presiden Republik Indonesia, Soesilo Bambang Yudhoyono, di arena Pekan Raya Jakarta, Kemayoran.

Selain itu acara kunjungan ke Diorama Sejarah Perjalanan Bangsa di ANRI, mengunjungi museum keramik, museum wayang, dan museum fatahillah turut menjadi agenda perjalanan bagi peserta Penganugerahan Arsiparis Teladan se-Indonesia tersebut.

Penerima anugerah arsiparis teladan tahun 2009 ini diraih oleh:

Juara I Tri Maryanto A Alimi, S.Sos dari Pemerintah Provinsi Jawa Tengah

Juara II Reni Maryati dari Kementerian Luar Negeri

Juara III Anik Qur'aniaty dari Departemen Energi dan Sumberdaya Mineral

Juara Harapan I Yani Maryudiasti, S.Sos dari Departemen Pendidikan Nasional

Juara Harapan II Atik Widyastuti, A.Md dari Pemerintah Provinsi Yogyakarta

Juara Harapan III Risca Sri Suwarti dari Sekretaris Negara

Adapun sebagai basis penilaian dalam penganugerahan arsiparis teladan ini adalah berdasarkan penilaian administrasi, pengetahuan kearsipan termasuk simulasi praktek kerja kearsipan, serta penilaian sikap.

MISI :

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI

• Tujuan 
– Proses pengelolaan arsip (dinamis maupun statis, elektronik maupun non elektronik) dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien

     – Arsip yang tercipta di lingkungan elektronik dapat terjaga keberadaan dan karakteristiknya, sejak

        diciptakan hingga dilestarikan sebagai arsip statis

• Program Utama
– Penyelenggaraan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN)
– Pengembangan Aplikasi Pengelolaan Arsip Berbasis TIK, baik untuk arsip dinamis
   maupun statis
– Pengembangan Standar/Pedoman/Juknis Pengelolaan dan Pelestarian Arsip Elektronik

MOTO :

Aspek hukum dari tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip :

Mengalihmediakan arsip dari media kertas ke dalam media lain yang hemat tempat dan tenaga.

Penyalahgunaan arsip yang tidak dilandasi kewenangan, dalam hal tersebarnya informasi yang rahasia dapat dikenai pasal-pasal pembocoran informasi/arsip

Pasal 322 ayat (1) :

Barang siapa dengan sengaja membuka rahasia yang wajib disimpannya karena jabatan atau pencahariannya, baik yang sekarang maupun yang dahulu, diancam dengan pidana penjara paling lama sembilan bulan atau denda……. dst

Peraturan Pemerintah No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin PNS :

KUHP Pasal 112

Barang siapa dengan sengaja mengumumkan surat-surat, berita-berita atau keterangan-keterangan yang diketahui bahwa harus dirahasiakan untuk kepentingan negara, atau dengan sengaja memberitahukan atau memberikannya kepada negara asing, kepada seorang raja atau suku bangsa, diancam dengan pidana penjara paling lama tujuh tahun

Undang-Undang No. 8 Tahun 1974 tentang Pokok Pokok Kepegawaian,

pasal 6 :

(1) Setiap PNS wajib menyimpan rahasia negara dan rahasia jabatan

(2) Pegawai Negeri hanya dapat mengemukakan rahasia jabatan kepada dan atas perintah yang berwajib atas kuasa undang-undang

Ancaman/sanksi, diatur dalam :

Pasal 11 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Pokok-Pokok Kearsipan

Ayat (1) : Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a undang-undang ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun

Ayat (2) : Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a undang-undang ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ke-3 yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 tahun